Восстановление первички

Почему первичная документация — это основа безопасности бизнеса?

В мире бухгалтерии существует золотое правило: "Нет документа — нет операции". Даже если вы реально купили товар, оплатили его со счета и перепродали, но потеряли накладную от поставщика — для налоговой инспекции этого расхода не существует. А это значит, что вы занизили базу налогообложения, и вам доначислят налог плюс штрафы.

Восстановление первичной документации — это кропотливый процесс сбора "пазлов", из которых складывается картина вашего бизнеса. Это не просто перекладывание бумаг, это юридическая защита каждой гривны, потраченной компанией.

Часто документы теряются при переездах, увольнении сотрудников, из-за халатности менеджеров или форс-мажорных обстоятельств (пожары, затопления). Но закон неумолим: налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 дней с момента уведомления налоговой. Мы помогаем сделать это быстрее.

Когда нужно восстановление первичных документов?

• Потеря архива. Физическое уничтожение документов из-за обстоятельств непреодолимой силы или несчастных случаев.
• Саботаж при увольнении. Бухгалтер ушел и "случайно" прихватил (или уничтожил) базу или папки с документами.
• Халатное ведение дел. Документы составлялись "на коленке", не возвращались от контрагентов, терялись в машинах курьеров.
• Требования банка или инвестора. Для получения кредита или привлечения инвестиций нужен идеальный порядок в бумагах.
• Встречная проверка. Налоговая проверяет вашего контрагента и просит предоставить документы по сделкам с ним, а у вас их нет.

Что именно мы восстанавливаем?

Мы работаем со всеми видами первичной документации, регламентирующей хозяйственную деятельность:

1. Банковские документы

Выписки со счетов (даже если банк ликвидирован, существуют процедуры запросов), платежные поручения, чековые книжки, документы валютного контроля, справки о движении средств.

2. Документы с контрагентами

Это самый большой пласт работы. Сюда входят:

• Договоры и дополнительные соглашения (копли-продажи, поставки, аренды, оказания услуг).
• Акты выполненных работ и и оказанных услуг (подписанные обеими сторонами).
• Расходные накладные и товарно-транспортные накладные (ТТН).
• Акты сверки взаиморасчетов (критически важно для подтверждения задолженности).
• Доверенности на получение ТМЦ.

3. Налоговые накладные

Проверка регистрации в ЕРНН, восстановление входящих налоговых накладных от поставщиков для подтверждения налогового кредита НДС.

4. Складские документы

Акты приема-передачи, инвентаризационные описи, карточки складского учета, акты списания ТМЦ.

Наш алгоритм восстановления "первички"

Мы превращаем хаос в порядок, действуя по отработанной схеме:

1. Инвентаризация имеющегося. Мы перебираем то, что осталось, сортируем по хронологии и типам.
2. Анализ банковской выписки. Это наша "карта сокровищ". Каждая оплата в выписке должна быть подтверждена актом или накладной. Мы формируем реестр "дыр" — операций без покрытия документами.
3. Работа с контрагентами. Это самый сложный этап. Мы связываемся с вашими поставщиками и клиентами. Пишем официальные письма, звоним бухгалтерам, просим предоставить дубликаты, заверенные печатями. Если контрагент ликвидирован, ищем другие пути подтверждения операции.
4. Создание дубликатов. Если документы были созданы вами, но утеряны, мы распечатываем их заново из базы и организовываем подписание.
5. Архивация. Все восстановленные документы подшиваются в папки по периодам, систематизируются, чтобы любую бумажку можно было найти за 1 минуту.

Почему самостоятельно это сделать трудно?

Представьте, что вам нужно обзвонить 100 контрагентов, с которыми вы работали 2 года назад. Половина из них сменила телефоны, четверть — закрылась, а остальные просто игнорируют ваши просьбы, потому что им "некогда заниматься чужими проблемами". Наши специалисты имеют терпение, настойчивость и скрипты разговоров, позволяющие получить нужные копии. Мы берем на себя эту рутинную, стрессовую работу.

Ответственность за отсутствие документов

За каждым пунктом НКУ стоит штраф:

• Штраф 1020 грн за первое нарушение (несохранение документов).
• Штраф 2040 грн за повторное нарушение в течение года.
• Но это мелочи по сравнению с непризнанием расходов. Если налоговая "снимает" расходы на 1 млн грн, вы платите 180 000 грн налога на прибыль + 25-50% штрафа от этой суммы. Суммарно вы можете потерять четверть оборота из-за отсутствия бумаг.

Результат нашей работы

• Полный (или максимально возможный) комплект первичных документов за восстанавливаемый период, подшитый и готовый к проверке.
• Электронный архив (скан-копии) — по желанию, чтобы документы всегда были под рукой.
• Правильно оформленные реестры документов.
• Спокойствие владельца и уверенность в том, что расходы подтверждены.

Не рискуйте своим бизнесом. Доверьте восстановление первички профессионалам, которые знают, как убедить даже "мертвого" контрагента подписать акт сверки.